商务会议活动策划步骤

商务会议对会议各方面的要求很高，其策划的步骤首先要确定活动主题，其次要拟定活动策划案和具体操作方案，再者要做好会议时间安排，第四是发送会议活动通知，第五要做好现场的会议接待工作，第六要做好现场的环节控制，最后还要做会后的跟踪服务工作。

一、确定活动主题

只有明确了会议主题、核心内容，才能够确定有哪些核心人员需要参加，谁来主持，哪位高层“坐阵”。此外，在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。

二、拟定活动策划案和具体操作方案

活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理的广告策划公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步。

三、会议时间安排

确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。一般要把前面的时间、进度安排得紧凑一些，保证后面有时间调整和完善。

四、会议通知

发送邀请总比电话通知更礼貌，商务会议邀请函的设计应更加高端化，还应注意在邀请函上核对会议人员的个人信息，以确保信息的正确和完善。

五、会议接待

在正式的商务会议上，应选择有社交能力和礼貌的员工负责接待、登记、帮助和其它职责。当欢迎客人时，必须清楚地为参与者指明方向。为了加快接待速度，可在大型会议入口处设立两个或两个以上的登记区。

六、现场控制

现场控制是体现总协调人应变能力的环节，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽，应该重点重视这些方面；其次，要在事前准备好备选方案，同时要注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

七、跟踪环节

在会议结束时，与会者还可以咨询和了解会议的经验，这不仅有助于改善会议服务的不足，而且有助于及时发现和修复用户的不满，增进相互理解和联系，为进一步合作打下基础。