商务会议策划的过程

商务会议策划的基本流程主要分为九点，分别是落实与客户联系、商务会议的整体规划、形成完整的方案、进行现场的初步调查、拟定并签订合同、跟进支付预付款、确定预付款到位并开始预定各项物料设备、会前的商务接待以及活动结束后的汇总。

1、落实与客户联系

一般商务会议结束后客户与尝试与主办方联系，为此，要详细具体的规划，落实与客户的联系。

2、商务会议的整体规划

根据客户会议的基本要求，做好商务会议的整体规划，包括选址、日程安排、会议项目、餐饮安排、班车安排等，每一个细节都必须考虑到顾客的容忍度和满意度。

3、形成完整的方案

会前要与客户沟通基本的规划思路，并形成完整的方案，以便后续根据方案执行。

4、进行现场的初步调查

在前期的一些基本沟通之后，客户通常会选择对规划方案进行现场调查，并提供一切帮助，为此，要到活动现场进行初步调查，明确场地的具体的规划。

5、拟定并签订合同

验收合格后，所有接收内容都写在合同中，细节还是非常重要。

6、跟进支付预付款

签订合同需要一定的预付款，这样整个会议过程才会顺利进行，如果没有预付款，我们的订单随时可能被取消，这是一个不可弥补的麻烦，尤其是在会议次数众多的情况下，所以确定合同后一定要先支付一定的预付款。

7、确定预付款到位并开始预定各项物料设备

确定预付款到位后，与签订方也有了明确的协议，就可以开始筹备其它物料设备的预定了。

8、会前的商务接待

接待是整个会议的核心部分，包括接机、会议安排、会议室安排、车辆安排、活动组织等，应严格按照合同操作，当然，一些突发事件或标准的增减也可以随时调整。

9、活动结束后的汇总

商务会议结束后，要认真做好会议汇总工作，核对各类文件，严格按照合同进行会计核算。